Udgiftsstyring — Komplet guide
Alt du skal vide om udgiftsstyring med Sitenyx: fra kvitteringsscanning til SKAT-revision. Alle satser er opdateret til 2026.
1. Kom i gang
Forbind e-conomic
Gå til Indstillinger → Forbindelser i ExpenseGate. Klik 'Forbind e-conomic' og godkend adgangen. Sitenyx importerer automatisk din kontoplan, afdelinger og regnskabsår.
Upload din første kvittering
Klik 'Ny udgift' og upload et billede af en kvittering (JPG, PNG eller PDF). AI'en udtrækker automatisk beløb, dato, leverandør og momskode.
Gennemgå og indsend
Bekræft de AI-registrerede felter, vælg eventuelt en anden SKAT-kategori, og klik 'Indsend'. Udgiften sendes til godkendelse.
Godkend og bogfør
En leder gennemgår og godkender udgiften (eller den godkendes automatisk under tærskelværdien). Godkendte udgifter bogføres direkte i e-conomic.
2. 19 SKAT-kategorier og momsfradrag
Sitenyx klassificerer automatisk udgifter i en af 19 SKAT-kategorier. Hver kategori har sin egen skattefradrags- og momssats. Her er de vigtigste:
| Kategori | SKAT-fradrag | Momsfradrag |
|---|---|---|
| Varekøb | 100 % | 100 % |
| Personaleomkostninger | 100 % | 0 % |
| Lokaleomkostninger | 100 % | 100 % |
| IT-omkostninger | 100 % | 100 % |
| Repræsentation | 25 % | 25 % (restaurant) |
| Rejseomkostninger | 100 % | 100 % |
| Bilomkostninger | 100 % | 0–100 % |
| Forsikringer | 100 % | 0 % |
| Småanskaffelser ≤ 36.000 kr. | 100 % | 100 % |
| Småanskaffelser > 36.000 kr. | 25 %/år | 100 % |
| Finansielle omkostninger | 100 % | 0 % |
Komplet liste med alle 19 kategorier findes under Udgiftskategorier.
3. Repræsentation (25 %-reglen)
Hvornår gælder 25 %-reglen?
Repræsentationsudgifter (restaurant, gaver, underholdning med forretningsforbindelser) er kun 25 % fradragsberettigede for skat. For moms gælder: restaurant = 25 % momsfradrag, øvrig repræsentation = 0 % momsfradrag. Hjemlen er Ligningslovens § 8, stk. 4.
Dokumentationskrav
SKAT kræver dokumentation for: hvem deltog (navne på eksterne deltagere), hvad var formålet (forretningsmæssig begrundelse). Sitenyx beder automatisk om denne information, når du vælger kategorien Repræsentation.
Undtagelse: Reklamegaver
Gaver med firmalogo under 100 kr. (ekskl. moms) er reklamegaver, ikke repræsentation. De er 100 % fradragsberettigede for både skat og moms (Ligningslovens § 8, stk. 1).
4. Kørselsgodtgørelse (SKAT 2026)
| Køretøj | Sats |
|---|---|
| Bil/motorcykel (≤ 20.000 km) | 3,94 kr./km |
| Bil/motorcykel (> 20.000 km) | 2,28 kr./km |
| Cykel / elløbehjul | 0,64 kr./km |
| Storebælt (bil) | 110 kr./passage |
| Øresund (bil) | 50 kr./passage |
20.000 km-grænsen
De første 20.000 km pr. kalenderår godtgøres med 3,94 kr./km. Derefter falder satsen til 2,28 kr./km. Sitenyx tæller automatisk og skifter sats midt i en tur, hvis grænsen krydses (Ligningslovens § 9B).
60-dages-reglen
Kører du til samme adresse mere end 60 på hinanden følgende arbejdsdage, betragtes adressen som din sædvanlige arbejdsplads — og kørselsgodtgørelse bortfalder. Sitenyx overvåger dette automatisk.
Firmabil
Har du firmabil, kan du ikke modtage skattefri kørselsgodtgørelse. Sitenyx blokerer automatisk for kørselskrav, hvis din profil har firmabil markeret.
5. Diæter og rejsefradrag (Statens satser 2026)
| Type | Sats |
|---|---|
| Kost (fuldkost) | 625 kr./døgn |
| Logi | 268 kr./nat |
| Morgenmad fratrukket | −93,75 kr. (15 %) |
| Frokost fratrukket | −187,50 kr. (30 %) |
| Aftensmad fratrukket | −187,50 kr. (30 %) |
| Årlig max (lønmodtager) | 34.400 kr. |
24-timers-reglen
Du kan kun modtage kostgodtgørelse, hvis rejsen varer mindst 24 timer med overnatning. For tilsluttende rejsedage (delvist døgn) beregnes 1/24 af døgnsatsen pr. påbegyndt time (Ligningslovens § 9A).
Godtgørelse vs. efter regning
Du kan vælge skattefri godtgørelse (fast sats) eller efter regning (faktiske udgifter). Du kan ikke bruge begge metoder for samme rejse og dato. Sitenyx håndhæver dette automatisk.
6. Godkendelsesworkflow
Automatisk godkendelse: Udgifter under tærskelværdien (justerbar i Indstillinger) godkendes automatisk, hvis kvitteringen har høj OCR-konfidens og ingen politikoverskridelser.
Manuel godkendelse: Lederen ser udgiften med kvittering, AI-kategorisering og fradrags-procenter. Tastaturgenveje: A = godkend, R = afvis.
Delegering: En godkender kan delegere sin godkendelsesret til en kollega i en afgrænset periode (f.eks. ferie).
Eskalering: Hvis en godkender er inaktiv, kan udgiften eskaleres til næste niveau i godkendelseskæden.
7. SKAT-revision og eksport
Revisionspakke (ZIP)
Under Rapporter → SKAT Audit kan du generere en komplet revisionspakke som ZIP-fil med en PDF-rapport og alle vedhæftede kvitteringer. Pakken opfylder Bogføringsloven § 15 om digital opbevaring.
Kørebog (CSV)
Under Rapporter → Kørebog eksporteres en CSV-fil med alle kørselsposter for en medarbejder og et kalenderår. Filen dokumenterer kørselsgodtgørelse pr. Ligningslovens § 9B.
Løneksport (CSV)
Under Refusioner → Eksportér til lønsystem genereres en CSV-fil kompatibel med Danløn, Salary, Zenegy og DataLøn. Filen indeholder alle godkendte refusioner klar til import i lønsystemet.
Klar til at komme i gang?
Start med en gratis prøveperiode — forbind dit e-conomic og upload din første kvittering på under 2 minutter.